Quản trị toàn diện (Total Quality Management – TQM) là một triết lý quản lý tập trung vào việc cải thiện liên tục chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC
Bước 1: Xác định mục tiêu và tham vọng
- Xác định rõ ràng mục tiêu tổng thể mà tổ chức muốn đạt được, bao gồm các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời gian xác định (SMART).
- Xác định các tham vọng dài hạn và ngắn hạn, đồng thời liên kết chúng với các mục tiêu.
Bước 2: Phân tích môi trường
- Phân tích môi trường bên ngoài:
- Nghiên cứu thị trường và ngành, bao gồm xu hướng, đối thủ cạnh tranh và cơ hội.
- Phân tích các yếu tố kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và chính trị (PESTEL).
- Phân tích môi trường bên trong:
- Đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa (SWOT) của tổ chức.
- Xác định các nguồn lực và khả năng của tổ chức.
Bước 3: Phát triển các lựa chọn chiến lược
- Xác định các chiến lược tiềm năng có thể giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
- Đánh giá mỗi chiến lược về các yếu tố như khả thi, khả năng đạt được, rủi ro và lợi ích.
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn chiến lược
- Sử dụng các tiêu chí được xác định trước để đánh giá các lựa chọn chiến lược.
- Lựa chọn chiến lược phù hợp nhất với mục tiêu, tài nguyên và tình hình cụ thể của tổ chức.
Bước 5: Triển khai và thực hiện chiến lược
- Phát triển kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm các mốc thời gian, trách nhiệm và ngân sách.
- Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình thực hiện.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ định kỳ và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Các cân nhắc bổ sung
- Tính linh hoạt: Phát triển một chiến lược có khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường.
- Sự liên kết: Đảm bảo rằng chiến lược được liên kết với các mục tiêu, khả năng và cấu trúc tổ chức khác.
- Sự truyền đạt: Truyền đạt rõ ràng chiến lược cho tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết và sự tham gia.
- Nguồn lực: Đảm bảo rằng tổ chức có các nguồn lực cần thiết để thực hiện thành công chiến lược.
- Đánh giá và điều chỉnh: Theo dõi thường xuyên tiến độ và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết để đảm bảo rằng chiến lược vẫn phù hợp và hiệu quả.
TỔ CHỨC BỘ MÁY
Tổ chức bộ máy là hệ thống sắp xếp, phân công và phân chia nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các đơn vị chức năng trong một tổ chức để thực hiện các mục tiêu chung.
1. Vai Trò
- Xác định vai trò và trách nhiệm của từng đơn vị
- Đảm bảo phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị
- Đơn giản hóa các hoạt động
- Cải thiện hiệu suất làm việc
- Tạo sự rõ ràng trong cơ cấu tổ chức
2. Các Loại Tổ Chức Bộ Máy
2.1 Tổ Chức Tuyến Chức Năng
- Mỗi cấp quản lý chỉ có một cấp dưới trực tiếp
- Các phòng ban chuyên trách thực hiện các chức năng riêng biệt
2.2 Tổ Chức Ma Trận
- Nhân viên báo cáo với nhiều cấp quản lý cùng lúc
- Tập trung vào các dự án cụ thể
2.3 Tổ Chức Phân Quyền
- Trao quyền tự chủ cho các đơn vị cấp dưới
- Giảm giám sát từ cấp quản lý cao hơn
2.4 Tổ Chức Phẳng
- Giảm số cấp quản lý
- Ra quyết định nhanh hơn
2.5 Tổ Chức Đa Đơn Vị
- Chia tổ chức thành nhiều đơn vị độc lập
- Mỗi đơn vị có hệ thống quản lý riêng
3. Quy Trình Thiết Kế Tổ Chức Bộ Máy
- Xác Định Mục Tiêu
- Phân Tích Hoạt Động
- Thiết Kế Cấu Trúc
- Chỉ Định Trách Nhiệm
- Xây Dựng Hệ Thống Liên Lạc
4. Yếu Tố Ảnh Hưởng
- Kích thước tổ chức
- Loại hình ngành nghề
- Môi trường hoạt động
- Văn hóa doanh nghiệp
5. Lợi Ích
- Tăng hiệu quả làm việc
- Cải thiện giao tiếp
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả
- Hỗ trợ phát triển nghề nghiệp
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật
QUẢN TRỊ VẬN HÀNH
Quản trị vận hành là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc sản xuất và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ. Về cơ bản, nó bao gồm việc quản lý các nguồn lực, quy trình và con người để đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động.
1. Mục đích chính của quản trị vận hành:
- Tối đa hóa hiệu quả và năng suất
- Giảm chi phí
- Cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng
2. Các hoạt động chính trong quản trị vận hành:
- Quản lý dự án
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý kho hàng
- Quản lý sản xuất
- Quản lý chất lượng
- Quản lý bảo trì
- Quản lý hậu cần
3. Vai trò của người quản lý vận hành:
- Người quản lý vận hành chịu trách nhiệm:
- Thiết kế và triển khai các hệ thống và quy trình vận hành
- Giám sát và đánh giá hoạt động vận hành
- Đưa ra các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát chất lượng
- Đảm bảo vận hành liền mạch và hiệu quả
- Đào tạo và phát triển nhóm vận hành
- Tuân thủ các quy định và chuẩn mực ngành
4. Kỹ năng và kiến thức cần thiết cho người quản lý vận hành:
- Hiểu biết sâu về các nguyên tắc và thực hành quản trị vận hành
- Năng lực phân tích và giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức mạnh mẽ
- Khả năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân xuất sắc
- Kiến thức về các công cụ và công nghệ liên quan đến vận hành
KIỂM SOÁT ĐÁNH GIÁ
Mục đích:
- Đảm bảo tính hợp lệ, độ tin cậy và tính công bằng của quá trình đánh giá.
- Cải thiện chất lượng tổng thể của quá trình đánh giá.
Các bước:
-
Xác định Các Tiêu chuẩn Rõ ràng:
- Thiết lập các tiêu chí đánh giá cụ thể, có thể định lượng và dễ hiểu.
- Cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người đánh giá về cách áp dụng các tiêu chí.
-
Đào tạo Người Đánh giá:
- Đảm bảo rằng người đánh giá có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện đánh giá chính xác và nhất quán.
- Cung cấp đào tạo về các tiêu chí đánh giá, các phương pháp đánh giá và các thông lệ đánh giá công bằng.
-
Xây dựng Biểu mẫu và Quy trình Đánh giá:
- Thiết kế các biểu mẫu đánh giá rõ ràng, dễ sử dụng và cung cấp đủ không gian cho phản hồi.
- Thiết lập quy trình đánh giá có cấu trúc, bao gồm các hướng dẫn về thời hạn, phản hồi và quá trình khiếu nại.
-
Thực hiện Đánh giá Độc lập:
- Đảm bảo rằng mỗi đánh giá được thực hiện bởi ít nhất hai người đánh giá độc lập.
- Yêu cầu người đánh giá hoàn thành các biểu mẫu đánh giá riêng biệt mà không có sự tham vấn với những người đánh giá khác.
-
Hiệu chuẩn Người Đánh giá:
- Thực hiện các đánh giá hiệu chuẩn với một nhóm đánh giá mẫu để đảm bảo rằng người đánh giá đang áp dụng các tiêu chí theo cách nhất quán.
- Cung cấp phản hồi và hướng dẫn để hiệu chỉnh sự khác biệt trong điểm số đánh giá giữa các người đánh giá.
-
Tổng hợp và Phân tích Điểm số:
- Thu thập và tổng hợp các điểm số đánh giá từ tất cả người đánh giá.
- Phân tích dữ liệu đánh giá để xác định các xu hướng, mô hình và bất kỳ vấn đề nào về tính hợp lệ, độ tin cậy hoặc tính công bằng.
-
Xử lý Khiếu nại:
- Thiết lập một quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng và công bằng.
- Điều tra bất kỳ khiếu nại nào về quá trình đánh giá và đưa ra các giải pháp hợp lý.
-
Phản hồi và Cải tiến:
- Thu thập phản hồi từ người đánh giá và những người được đánh giá để xác định các lĩnh vực cải tiến.
- Sử dụng phản hồi để cập nhật các tiêu chí, biểu mẫu đánh giá và quy trình đánh giá để nâng cao tính hợp lệ, độ tin cậy và tính công bằng của quá trình.
KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO
1. Kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc và có sức thuyết phục
- Nghe tích cực và hiểu góc nhìn của người khác
- Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và hỗ trợ
2. Kỹ năng lập kế hoạch
- Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được và hướng đến kết quả
- Lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả các công việc và dự án
- Phân công nhiệm vụ hiệu quả và theo dõi tiến độ
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Nhận diện và phân tích các vấn đề một cách logic
- Tạo ra các giải pháp sáng tạo và thực tế
- Đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin có sẵn
4. Kỹ năng ra quyết định
- Thu thập thông tin và cân nhắc các lựa chọn kỹ lưỡng
- Đánh giá rủi ro và lợi ích của từng lựa chọn
- Ra quyết định dứt khoát và kịp thời
5. Kỹ năng quản lý xung đột
- Xác định và giải quyết xung đột một cách hòa bình và chuyên nghiệp
- Thúc đẩy sự hợp tác và thấu hiểu giữa các thành viên trong nhóm
- Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hòa hợp
6. Kỹ năng động viên
- Nhận ra và ghi nhận những thành tích của cá nhân và nhóm
- Cung cấp phản hồi hỗ trợ và hữu ích
- Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và truyền cảm hứng
7. Kỹ năng xây dựng đội ngũ
- Xây dựng các đội ngũ hiệu suất cao, đa dạng và toàn diện
- Phát triển lòng trung thành của đội ngũ và tạo ra một cảm giác cộng đồng
- Tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và hỗ trợ
8. Kỹ năng sáng tạo
- Khuyến khích và hỗ trợ việc đổi mới và tư duy vượt ra ngoài khuôn khổ
- Tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích thử nghiệm và học hỏi
- Sẵn sàng chấp nhận rủi ro và thử nghiệm các ý tưởng mới
Trên đây là một số kinh nghiệm mà sachiko muốn chia sẻ tới bạn, để giúp bạn hiểu hơn về “QUẢN TRỊ TOÀN DIỆN LÀ GÌ?”. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm cũng như thời gian để tìm hiểu về hạng mục này, thì Sachiko sẽ là lựa chọn đồng hành đáng tin cậy dành cho bạn.